Oplossing gedragsaanpak: functioneringsgesprekken

Algemeen

Type oplossing

Organisatorisch

Mate van bronaanpak

Gedrag

Productiesnelheid

Gelijk

Invoertermijn

Direct

Beschrijving oplossing

Een functioneringsgesprek wordt gevoerd tussen de medewerker en de leidinggevende.
Het doel is het bespreken van het functioneren van de medewerker en eventuele belemmeringen op te sporen én op te lossen. Daarnaast is het belangrijk dat de wensen t.a.v. de loopbaan van de medewerker besproken worden. Ook kunnen de arbeidsomstandigheden besproken worden. Het functioneringsgesprek kan gezien worden als een doelstellingsgesprek. Gezamenlijk worden doelen opgesteld waardoor de medewerker zich blijft ontwikkelen.

Naast een individueel gesprek, bestaan er ook doelstellingsgesprekken op afdelingsniveau. Deze wordt gezamenlijk met alle medewerkers en de leidinggevenden van de afdeling gevoerd. Op deze manier ontstaat er commitment.

Functionerinsgesprekken moeten periodiek gehouden worden. 

Details

Oplossing voor

Bespreken van onderwerpen die direct of indirect invloed hebben op het persoonlijk functioneren van de werknemer. 

(Ergonomie) effecten

• Verhogen motivatie medewerkers
• Afstemmen verwachtingen
• Door periodiek overleg op individueel niveau met medewerkers over arbeidsomstandigheden, wordt inzicht verkregen in de knelpunten die werknemers hierin ervaren. Op basis van deze informatie kan het beleid worden aangepast.
• Verbeteren van communicatie tussen leidinggevende en medewerker.

Specificaties oplossing

De volgende gespreksstructuur kan een hulpmiddel zijn bij het voeren van een functioneringsgesprek. 

1. Informele opening: waarin medewerker op zijn gemak wordt gesteld en het doel en procedure van het gesprek wordt toegelicht.
2. Aftrap door medewerker: toelichting van gesprekspunten door medewerker. Leidinggevende luistert, vraagt door en probeert hierdoor de medewerker zelf met ideeën voor problemen te laten komen.  Sluit elk onderwerp af met duidelijke afspraken.
3. Gesprekspunten leidinggevende: Leidinggevende formuleert zijn punten (zowel positief  als kritische punten) duidelijk en direct. Vervolgens is er voor de medewerker gelegenheid om te reageren.  Sluit weer af met duidelijke afspraken.
4. Afronding: de leidinggevende gecontroleerd of alle onderwerpen zijn besproken en of de afspraken voor beide partijen duidelijk zijn. 

Randvoorwaarden

Organisatie

• Functioneringsgesprekken dienen periodiek te worden afgenomen en te worden ingebed in het loopbaan- en beoordelingsbeleid van de organisatie.
• Afspraken uit het functioneringsgesprek dienen schriftelijk te worden vastgelegd.
• Voor het afnemen van een functioneringsgesprek dient gebruik te worden gemaakt van een standaard format met gesprekspunten.
• Een functioneringsgesprek is open en gelijkwaardig.
• Leidinggevende is verantwoordelijk voor goed verloop van het gesprek.
  

Techniek

Leidinggevenden dienen te worden getraind in het afnemen van functioneringsgesprekken

Omgeving

Een rustige omgeving, waarin men niet gestoord wordt is een voorwaarde.